1. Različite strukture
Struktura kartotečnog ormara je lakša i tanja, a dizajn strukture je jednostavniji. Obično ne postoji složena konstrukcija, pa se ormari za kartoteke općenito nazivaju metalnim ormarima za kartoteke. Ali ormar za dokumente je drugačiji. Kako bi se osigurala sigurnost i dugotrajno-pohranjivanje dokumenata u kartoteci, također se uzimaju u obzir temperatura i vlažnost unutar kabineta, tako da je dizajn strukture kartoteke složeniji i raznolikiji.
2. Različiti kapaciteti
Postoji mnogo modela i veličina kartotečnih ormara, tako da varira i količina datoteka koje se mogu pohraniti. Ormar za kartoteku veliki je uredski namještaj, tako da je kapacitet za pohranu datoteka i dokumenata puno veći od običnog ormara za kartoteku.
3. Različit pristup datotekama
Ormari za spise obično se dijele po uredima, tako da se ne zaključavaju i svatko ih može koristiti. Neki ormari za spise čak nisu opremljeni bravama. Ormar za dokumente zahtijeva posebnu njegu i opremljen je s 1-3 brave, što ga čini iznimno sigurnim.
